会议申请人或负责人和所在单位会议专办员须登录教育部国际会议报批平台完成注册后办理以下相关事务:
1. 会议预报
◆会议申请人登陆教育部国际会议报批平台填写会议信息并提交。
◆所在单位网上初审。
◆国际合作与交流处（以下称国合处）网上审核，提交教育部终审。
◆国合处向教育部报送学校盖章的纸质版“预报会议汇总表”。
（注：每年9月预报下一年度国际会议，经审核列入年度计划后方可申报）
2. 会议申报
◆会议申请人登陆教育部国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/），填写并提交会议申报信息，等待院系和学校审核。同时登陆浙大校务服务网（http://xwfw.zju.edu.cn/index.php），在右上角的搜索框内输入事项编码“Z1266”，在页面下方找到《在华举办国际（双边）会议申报审批》事项并点击流程名称，进入相应流程说明页面，后点击“我要申请”按钮，填报会议基本信息，等待院系和学校审核。
◆所在单位会议专办员教育部平台初审。
◆国合处教育部平台初审。
◆国合处校务服务网初审，上传会议相关材料。
◆所在单位会议专办员校务服务网初审，流转所在单位党政负责人审核。
◆学校相关部门校务服务网审核。
◆国合处校务网终审。
◆国合处登录学校协同办公系统，上传会议发文申报材料，提交学校审核。
◆国合处教育部平台完成学校终审，提交教育部审批。
◆国合处通知会议申请人领取教育部批件并转达上级部门的相关要求。
（注：经预报并通过教育部初审的一般国际会议，须至少在开会前4个月进行申报，重大国际会议须至少在开会前6个月进行申报）
3. 会议变更
◆会议申请人登陆教育部国际会议报批平台填写并提交申请。
◆所在单位网上初审。
◆学校审核后提交教育部审批。
（注：获批会议不得随意更改会议名称、主题、议题、会议性质、规模、会议地点和时间等。如需更改，须在原定会议时间的前3个月申报。）
4. 会议总结
◆会议申请人须在会后一个月之内登录教育部国际会议报批平台提交会议总结材料。
◆所在单位网上初审。
◆学校终审后提交教育部审核。
（注：如有会议论文集纸质版或光盘，可邮寄国合处。）
